Risorse e strumenti per gli avvocati nell’attività professionale e per il PCT

Ho deciso di raccogliere in questo post alcuni contributi e risorse – a mio parere – utili per l’attività professionale e per il PCT (Processo Civile Telematico).

Si tratta di un work in progress e, quindi, suscettibile di aggiornamenti e integrazioni.

Dividerò per argomenti.


I formati dei file nel PCT.

Le regole tecniche e le specifiche tecniche vigenti (rispettivamente D.M. 21 febbraio 2011 n. 44, recante “Regolamento concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, in attuazione dei principi previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni, ai sensi dell’articolo 4, commi 1 e 2, del decreto-legge 29 dicembre 2009, n. 193, convertito nella legge 22 febbraio 2010 n. 24″ e Provvedimento 16 aprile 2014 recante “Specifiche tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione”) dispongono quali devono essere i formati dei file nel PCT. In particolare, ….
L’art. 12 del citato Provvedimento, è rubricato ”Formato dell’atto del processo in forma di documento informatico – art. 11 del regolamento” e dispone testualmente:

1. L’atto del processo in forma di documento informatico rispetta i seguenti requisiti:

  1. è in formato PDF;
  2. è privo di elementi attivi;
  3. è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la scansione di immagini;
  4. è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna, pertanto il file ha la seguente denominazione: <nome file libero>.pdf.p7m;
  5. è corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5; esso è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

2. La struttura del documento firmato è PAdES-BES o CAdES-BES; il certificato di firma è inserito nella busta crittografica La modalità di apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata è del tipo “firme multiple indipendenti” o parallele , e prevede che uno o più soggetti firmino, ognuno con la propria chiave privata, lo stesso documento (o contenuto della busta). L’ordine di apposizione delle firme dei firmatari non è significativo e un’alterazione dell’ordinamento delle firme non pregiudica la validità della busta crittografica; nel caso del formato CAdES il file generato si presenta con un’unica estensione p7m. Il meccanismo qui descritto è valido sia per l’apposizione di una firma singola che per l’apposizione di firme multiple.

Il successivo articolo 13 del Provvedimento è rubricato “Formato dei documenti informatici allegati – art. 12 del regolamento” e dispone testualmente:

1. I documenti informatici allegati sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili, e sono consentiti nei seguenti formati:

  1. .pdf
  2. .rtf
  3. .txt
  4. .jpg
  5. .gif
  6. .tiff
  7. .xml.
  8. .eml purché contenente i file nei formati di cui alle lettere precedenti
  9. .msg purché contenente i file nei formati di cui alle lettere precedenti

2. È consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente:

  1. .zip
  2. .rar
  3. .arj.

3. Gli allegati possono essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.


Il formato PDF e i sottoformati.

Riprendo un post pubblicato a marzo del 2014 per riportare la classificazione dei formati PDF.

Il formato PDF (acronimo di Portable Document Format) è stato creato da Adobe nel 1993 ma è stato oggetto della norma ISO 32000-1:2008 nel 2008. Questo formato consente la creazione di documenti complessi che possono contenere testo formattato, immagini, grafica vettoriale 2D e 3D e filmati.

Il formato PDF è stato poi suddiviso in altri formati che costituiscono un suo sottoinsieme e precisamente:

  • PDF/A (PDF/Archiving) per l’archiviazione a lungo termine;
  • PDF/X (PDF/eXchange) per le arti grafiche e la pre-stampa;
  • PDF/E (PDF/Engineering) per la documentazione di tipo ingegneristico;
  • PDF/H (PDF/Healthcare) per il settore sanitario;
  • PDF/UA (PDF/Universal Accessibility) per l’accessibilità.

Come si può notare il sotto-formato PDF ha preso la lettera della tipologia nella quale è stato classificato.

Il formato PDF/A, oggetto dello standard internazionale ISO-19005, stato suddiviso in ulteriori sotto-formati e precisamente:

  • PDF/A-1 standard ISO 19005-1:2005 (si classificano i formati PDF/A-1a e PDF/A-1b)
  • PDF/A-2 standard ISO 19005-2:2011

Il formato è in evoluzione e sono in fase di elaborazione altri formati (es. PDF/A-3, PDF/A-4).

Quali sono le prerogative dei predetti formati ?

  • Archiviazione a lungo termine: è un formato standard ISO per tutti coloro che necessitano di archiviare documenti digitali per lunghi periodi di tempo.
  • Documenti vincolanti legalmente: il formato PDF/A è una soluzione per i documenti a cui va apposta la firma digitale. Lo standard ISO permette infatti di incorporare firme elettroniche.
  • Integrazione globale: memorizzare informazioni in diverse lingue richiede il supporto completo per tutti i tipi di sistemi di scrittura in tutto il mondo. Il formato PDF/A assicura che i testi possono essere sempre visualizzati correttamente su qualsiasi dispositivo.
  • Ricerca completa del testo: il formato PDF/A consente la ricerca di informazioni
  • Il formato PDF/A (come il PDF) è indipendente dalla piattaforma utilizzata.

 


La creazione di un file PDF/A

I file che si ottengono mediante l’utilizzo di un qualsiasi word processor possono essere salvati o esportati in formato PDF.

Microsoft Word non esporta il file nel formato PDF/A ma ciò è possibile utilizzando una suite open source gratuita che si chiama LibreOffice.

L’applicazione Writer di LibreOffice permette di salvare il file nel formato PDF/A che è quello previsto per la Pubblica Amministrazione.

Esistono anche altre modalità, più complesse, che richiedono specifiche conoscenze tecniche per la trasformazione di un file PDF in PDF/A e ciò sarà oggetto di un altro contributo.


 

La validazione dei file PDF.

Potrebbe essere opportuno o necessario sapere qual è il formato o il sottoformato di un certo file. In questo caso è possibile utilizzare dei validatori disponibili anche online come quelli seguenti:

La validazione può essere anche effettuata attraverso Adobe Reader o Adobe DC che – aperto un file nel formato PDF/A – propone una barra celeste nella parte superiore per indicare appunto che quel file è nel sottoformato pdf/a.


La gestione dei file PDF.

Considerato il limite tecnico di 30 MB previsto per i messaggi di PEC è opportuno che i file ottenuti mediante scansione siano di dimensioni contenute conservando pur sempre la leggibilità del documento.

Pertanto, è consigliabile impostare la scansione dei documenti a 150/200 pixel in bianco e nero, così da ottenere file di dimensioni contenute, sebbene – è ovvio – la dimensione stessa dipenda anche dal numero di pagine scansionate.

Qualora si intendesse procedere alla riduzione delle dimensioni di un file, si può utilizzare una risorsa presente in rete che si chiama smallpdf ed è disponibile a questa pagina.


L’impronta di hash dei file.

Allo stato non è obbligatorio il calcolo dell’impronta di hash, ma non è questa la sede per disquisire su questo tema.

L’argomento interessa perché il Ministero ha introdotto la presenza, per ciascun file presente nel fascicolo informatico, della l’impronta di hash con algoritmo MD5.

Ma che cos’è l’impronta MD5 ?

Per la descrizione di tale algoritmo si rimanda alle numerose risorse esistenti in rete tra cui si è scelta quella di Wikipedia. E’ anche opportuno, però, precisare che l’algoritmo MD5 non è più considerato sicuro e a riguardo – tra le tante risorse – si riporta testualmente quanto presente sul sito della Microsoft: “I difetti di progettazione di MD5 sono stati individuati nel 1996 e SHA-1 è stato consigliato in sostituzione. Nel 2004 sono stati individuati altri difetti e l’algoritmo MD5 non è più considerato sicuro“.

In sostanza, nel fascicolo informatico per ciascun atto in esso presente esiste (oltre alla possibilità di scaricare il duplicato informatico o la copia informatica a seconda dell’utilizzo) anche la stringa MD5 che attesta l’esatta corrispondenza tra il file presente nello stesso fascicolo informatico e quello che scarichiamo o riceviamo da terzi (es. per una notifica).

Ciò posto, la stringa MD5 presente nei fascicoli informatici, per essere utilizzata e cioè per eseguire il controllo sul file in nostro possesso, necessità di apposito software, oppure – per chi utilizza sistemi Linux o Mac OS X – può eseguire il controllo dal Terminale con i seguenti comandi:

  • per i sistemi Mac OS X “md5 nomefile
  • per i sistemi Linux “md5sum nomefile

 


 

Le attestazioni di conformità.

Si riporta di seguito il file con degli schemi di attestazioni di conformità che possono essere utili nel PCT con la precisazione che si declina ogni responsabilità per qualsiasi conseguenza derivante dall’uso delle formule proposte.


La PEC

Sulla PEC invito alla lettura dell’approfondimento pubblicato su Diritto24 de Il Sole 24 Ore.

Il contributo è disponibile a questa pagina.

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